1.1. Introducción

IMNOVE SOLUTIONS S.A.S., sociedad por acciones simplificada identificada con NIT 902.053.103-1, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, en adelante “IMNOVE”, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, rectificación, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados por IMNOVE.

La presente política se desarrolla de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

El régimen colombiano reconoce el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y establece reglas específicas para su tratamiento.

1.2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

IMNOVE SOLUTIONS S.A.S.

NIT: 902.053.103-1
Representante Legal: Michael Felipe Cortes Sanabria
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: info@agenciaimnove.com
Teléfono: +57 312 396 1959
Sitio web: agenciaimnove.com

Para efectos de protección de datos personales, el canal habilitado para la recepción de consultas y reclamos será:

Correo: info@agenciaimnove.com

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica a todos los datos personales que IMNOVE recolecte o trate en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales, laborales y tecnológicas.

Puede aplicar a información obtenida mediante:

• Sitio web.
• Landing pages.
• Formularios.
• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Redes sociales.
• Campañas publicitarias.
• CRM.
• Chatbots.
• Agentes de inteligencia artificial.
• Automatizaciones.
• Cotizaciones.
• Contratos.
• Procesos de facturación.
• Procesos de selección.
• Proveedores.
• Clientes.
• Prospectos.
• Eventos.
• Comunicaciones comerciales.
• Servicios tecnológicos desarrollados o administrados por IMNOVE.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta política:

Dato personal: cualquier información asociada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, modificación o supresión.

Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o las finalidades del tratamiento.

Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos, cuando sea requerido.

4. DATOS PERSONALES QUE PUEDE TRATAR IMNOVE

Dependiendo de la relación con el titular y de la finalidad correspondiente, IMNOVE podrá tratar:

4.1. Datos de identificación

• Nombre.
• Apellidos.
• Documento de identificación cuando sea necesario.
• Firma.

4.2. Datos de contacto

• Número telefónico.
• WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Ciudad.
• Dirección cuando sea necesaria para la prestación del servicio.

4.3. Información empresarial

• Nombre de la empresa.
• Cargo.
• Actividad económica.
• Página web.
• Información relacionada con el negocio.
• Información comercial suministrada voluntariamente.

4.4. Información contractual y comercial

• Cotizaciones.
• Propuestas.
• Servicios contratados.
• Historial de comunicaciones.
• Información de facturación.
• Información relacionada con pagos.
• Información necesaria para ejecutar contratos.

4.5. Información técnica

Cuando el titular interactúe con nuestros servicios digitales, podremos tratar determinados datos técnicos, tales como:

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Navegador.
• Información de navegación.
• Identificadores técnicos.
• Información relacionada con cookies y tecnologías similares.

5. DATOS SENSIBLES

IMNOVE no solicitará deliberadamente datos sensibles para la prestación ordinaria de sus servicios comerciales.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar información sensible, IMNOVE aplicará las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana.

El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles salvo que exista una disposición legal o una finalidad legítima que justifique su tratamiento.

6. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

IMNOVE no tiene como finalidad recolectar información personal de niños, niñas o adolescentes.

En caso de que excepcionalmente deba realizarse un tratamiento de este tipo, se aplicarán las reglas especiales establecidas por la legislación colombiana y se priorizarán los derechos fundamentales y el interés superior del menor.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

IMNOVE podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

7.1. Atención de solicitudes

• Responder preguntas.
• Atender solicitudes.
• Contactar al interesado.
• Elaborar cotizaciones.
• Coordinar reuniones.
• Realizar seguimiento a solicitudes.

7.2. Prestación de servicios

• Ejecutar contratos.
• Desarrollar sitios web.
• Implementar soluciones tecnológicas.
• Prestar servicios de automatización.
• Administrar herramientas digitales.
• Implementar chatbots.
• Implementar soluciones de inteligencia artificial.
• Gestionar campañas publicitarias.
• Prestar soporte técnico.
• Realizar mantenimiento.

7.3. Gestión comercial

• Gestionar prospectos.
• Administrar oportunidades comerciales.
• Registrar información en el CRM.
• Realizar seguimiento comercial.
• Elaborar propuestas.
• Gestionar clientes.
• Realizar actividades de fidelización.
• Medir resultados comerciales.

7.4. Comunicaciones comerciales

Cuando exista autorización o una base jurídica que permita su realización, IMNOVE podrá enviar:

• Información sobre servicios.
• Promociones.
• Novedades.
• Eventos.
• Contenido relacionado con sus servicios.
• Comunicaciones comerciales.

Los canales podrán incluir:

• Correo electrónico.
• WhatsApp.
• Llamadas.
• SMS.
• Otros canales autorizados.

7.5. Publicidad digital

IMNOVE podrá tratar determinados datos técnicos y utilizar tecnologías de seguimiento para:

• Medir campañas.
• Analizar conversiones.
• Optimizar publicidad.
• Crear audiencias.
• Realizar remarketing.
• Medir el rendimiento del sitio web.

Este tratamiento estará sujeto a las reglas aplicables y a las preferencias de cookies implementadas en el sitio.

7.6. Administración

Los datos podrán ser utilizados para:

• Facturación.
• Contabilidad.
• Cobros.
• Gestión contractual.
• Gestión de proveedores.
• Gestión interna.
• Cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

7.7. Seguridad y prevención del fraude

IMNOVE podrá tratar información para:

• Proteger sus sistemas.
• Prevenir accesos no autorizados.
• Detectar actividades fraudulentas.
• Investigar incidentes.
• Proteger sus derechos.

7.8. Cumplimiento de obligaciones legales

Los datos podrán ser tratados para responder requerimientos de:

• Autoridades administrativas.
• Autoridades judiciales.
• Entidades de control.
• Organismos legalmente facultados.

8. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

IMNOVE aplicará los siguientes principios:

Legalidad

El tratamiento estará sujeto a las normas colombianas aplicables.

Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas y comunicadas al titular.

Libertad

Cuando sea necesaria autorización, los datos serán tratados previa autorización del titular o con fundamento en una excepción legal.

Veracidad o calidad

IMNOVE procurará que la información sea correcta, actualizada, verificable y comprensible.

Transparencia

El titular podrá solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.

Acceso y circulación restringida

Los datos solamente serán tratados por personas autorizadas y para las finalidades correspondientes.

Seguridad

IMNOVE implementará medidas razonables para proteger la información.

Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva sobre la información.

Estos principios corresponden al marco establecido por la Ley 1581 de 2012.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular podrá:

1. Conocer sus datos personales.
2. Solicitar actualización.
3. Solicitar rectificación.
4. Solicitar corrección.
5. Solicitar información sobre el uso de sus datos.
6. Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
7. Revocar la autorización cuando sea procedente.
8. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
9. Presentar consultas.
10. Presentar reclamos.
11. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

La Ley 1581 reconoce expresamente estos derechos y permite presentar quejas ante la SIC una vez agotado el procedimiento correspondiente ante el responsable o encargado.

10. AUTORIZACIÓN

Cuando la ley exija autorización, IMNOVE solicitará al titular una autorización previa, expresa e informada.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos.
• Formularios digitales.
• Casillas de aceptación.
• Contratos.
• Correos electrónicos.
• Grabaciones.
• Otros mecanismos que permitan demostrar el consentimiento.

IMNOVE conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas.

11. REVOCATORIA

El titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización cuando sea legalmente procedente.

La solicitud deberá realizarse mediante:

Correo: info@agenciaimnove.com

La revocatoria no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que obligue a IMNOVE a conservar o tratar la información.

12. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

• El tratamiento no sea necesario.
• Se haya cumplido la finalidad.
• Se haya retirado la autorización cuando esta sea la única base para el tratamiento.
• Exista un tratamiento contrario a la normativa aplicable.

La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

IMNOVE adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales.

Estas podrán incluir:

• Gestión de usuarios.
• Control de accesos.
• Contraseñas seguras.
• Autenticación multifactor.
• Gestión de permisos.
• Copias de seguridad.
• Actualizaciones de software.
• Protección de dispositivos.
• Control de proveedores.
• Confidencialidad contractual.
• Gestión de incidentes.

El nivel de seguridad aplicado podrá variar de acuerdo con la naturaleza, volumen, sensibilidad y riesgos asociados a la información.

14. ENCARGADOS Y PROVEEDORES TECNOLÓGICOS

Para desarrollar sus actividades, IMNOVE podrá utilizar proveedores tecnológicos especializados en:

• Hosting.
• CRM.
• Automatización.
• Mensajería.
• Correo electrónico.
• Analítica.
• Publicidad.
• Inteligencia artificial.
• Gestión de proyectos.
• Formularios.
• Pagos.
• Seguridad.
• Infraestructura tecnológica.

Cuando estos proveedores tengan acceso a datos personales, IMNOVE procurará establecer las condiciones contractuales y técnicas necesarias para que el tratamiento se limite a las finalidades autorizadas.

15. TRATAMIENTO MEDIANTE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

IMNOVE puede implementar herramientas de inteligencia artificial dentro de sus servicios.

Cuando una solución de IA procese datos personales, el tratamiento estará sujeto a:

• La finalidad autorizada.
• Las instrucciones del Responsable cuando IMNOVE actúe como Encargado.
• Las medidas de seguridad aplicables.
• Las condiciones contractuales con los proveedores tecnológicos.
• La normativa colombiana de protección de datos.

IMNOVE no utilizará deliberadamente datos personales recibidos de un cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros fuera de las finalidades contratadas o de una instrucción válida del Responsable.

Esto es especialmente importante cuando IMNOVE actúa como Encargado: la SIC ha señalado que el encargado no puede decidir autónomamente finalidades adicionales sobre datos que le fueron entregados por el responsable.

16. IMNOVE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando un cliente entregue a IMNOVE datos personales de sus propios clientes, usuarios, trabajadores, proveedores o prospectos para la prestación de un servicio, IMNOVE podrá actuar como Encargado del Tratamiento.

En este escenario:

El cliente será responsable de:

• Determinar las finalidades.
• Contar con la base jurídica correspondiente.
• Obtener las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Informar adecuadamente a los titulares.
• Entregar instrucciones legítimas a IMNOVE.

IMNOVE será responsable de:

• Tratar los datos conforme a las instrucciones recibidas.
• Aplicar medidas de seguridad.
• Mantener confidencialidad.
• No utilizar la información para finalidades propias no autorizadas.
• Atender las obligaciones contractuales.
• Apoyar al responsable en la atención de solicitudes cuando corresponda.

17. TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Debido a la naturaleza tecnológica de los servicios prestados por IMNOVE, determinados proveedores pueden encontrarse fuera de Colombia.

En estos casos, IMNOVE gestionará las transmisiones o transferencias internacionales conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones aplicables de la SIC.

Cuando se trate de una transmisión a un encargado ubicado fuera de Colombia, se deberán establecer las obligaciones correspondientes mediante contrato o cláusulas aplicables.

Cuando corresponda una transferencia internacional a otro responsable, se verificarán las condiciones legales aplicables, incluyendo las reglas sobre países con nivel adecuado de protección y las excepciones previstas por la legislación. La SIC mantiene actualmente procedimientos específicos para las declaraciones de conformidad sobre transferencias internacionales.

18. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

IMNOVE conservará los datos personales durante el período necesario para:

• Cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Ejecutar contratos.
• Cumplir obligaciones legales.
• Cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Atender solicitudes o reclamaciones.
• Ejercer o defender derechos.

Una vez desaparezca la finalidad y no exista obligación legal o contractual de conservación, la información podrá ser eliminada, anonimizada o sometida a mecanismos equivalentes.

19. CONSULTAS

El titular podrá solicitar información sobre:

• Los datos que IMNOVE posee.
• El tratamiento realizado.
• Las finalidades.
• El uso de la información.

Las consultas podrán presentarse mediante:

Correo: info@agenciaimnove.com

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581, las consultas deberán ser atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible responder dentro de ese término, podrá informarse la demora y señalarse una nueva fecha que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

20. RECLAMOS

El titular podrá presentar reclamos relacionados con:

• Corrección.
• Actualización.
• Supresión.
• Revocatoria.
• Tratamiento indebido.
• Incumplimiento de las obligaciones de protección de datos.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos.
• Solicitud.
• Dirección o medio para recibir respuesta.
• Documentos que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, IMNOVE podrá solicitar la información necesaria para subsanarlo.

Los reclamos completos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles, con las reglas de ampliación establecidas por la Ley 1581.

21. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

IMNOVE designará internamente la persona o área encargada de gestionar las solicitudes relacionadas con protección de datos personales.

Para efectos externos, el canal habilitado será:

info@agenciaimnove.com

22. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el:

19 de agosto de 2026

Permanecerá vigente mientras IMNOVE realice tratamiento de datos personales.

La política podrá ser actualizada cuando existan cambios:

• Normativos.
• Tecnológicos.
• Operativos.
• Organizacionales.
• Comerciales.

La versión vigente estará disponible en:

agenciaimnove.com

POLÍTICA DE COOKIES

1. Introducción

El sitio web agenciaimnove.com, operado por IMNOVE SOLUTIONS S.A.S., puede utilizar cookies y tecnologías similares.

Las cookies son pequeños archivos o identificadores que permiten almacenar o consultar determinada información relacionada con la navegación del usuario.

2. Tipos de cookies

Cookies necesarias

Permiten el funcionamiento básico del sitio web.

Cookies de preferencias

Permiten recordar determinadas configuraciones o preferencias.

Cookies analíticas

Permiten analizar el uso del sitio web y mejorar su funcionamiento.

Cookies publicitarias

Podrán utilizarse para:

• Medir campañas.
• Analizar conversiones.
• Crear audiencias.
• Realizar remarketing.
• Optimizar publicidad.

Cookies de terceros

Algunos servicios externos integrados en el sitio pueden utilizar sus propias cookies o tecnologías similares.

3. Gestión de cookies

El usuario podrá administrar determinadas cookies mediante:

• Las herramientas de preferencias implementadas en el sitio.
• La configuración de su navegador.
• Las herramientas ofrecidas por determinados proveedores.

La desactivación de ciertas cookies puede afectar el funcionamiento de algunas características.

4. Contacto

Para preguntas relacionadas con privacidad y cookies:

info@agenciaimnove.com